Podróże służbowe wiążą się z koniecznością wystawienia przez pracodawcę dokumentu polecenia wyjazdu służbowego. Warto dowiedzieć się nieco więcej na temat jego specyfiki.
Polecenie wyjazdu służbowego
W obecnych czasach przedsiębiorstwa bardzo często wysyłają swoich pracowników w delegacje, zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Dotyczą one między innymi pozyskiwania nowych klientów, a także promowania oferowanych produktów lub usług. Jednak warto zwrócić uwagę na fakt, że nie każda delegacja będzie podróżą służbową, Podróż służbowa jest realizowana jedynie na ścisłe polecenie pracodawcy. Podczas niej wykonywane powinny być określone zadania, które są zlecone przez pracodawcę. Istotny jest także fakt realizacji zleconych działań w miejscu poza siedzibą przedsiębiorstwa, a także poza stałym miejscem wykonywania pracy. Każda podróż służbowa pracownika powinna się wiązać z wystawieniem polecenia wyjazdu służbowego przez pracodawcę. Najlepiej, jeśli polecenie będzie miało formę pisemną. Dzięki niemu możliwe będzie rozliczenie się pracodawcy oraz pracownika, a także formalne potwierdzenie odbycia się podróży służbowej.
Niezbędne informacje
Polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać pewne niezbędne informacje, które określają wszystkie aspekty podróży służbowej. Dlatego dokumentacja powinna się składać z dwóch części. Wśród nich wymienia się zarówno sam dokument polecenia wyjazdu służbowego, jak i także dokument stanowiący potwierdzenie pobytu służbowego. Polecenie wyjazdu służbowego wypełniane jest przez pracodawcę oraz powinno zawierać takie elementy jak dane pracownika, nazwę jego stanowiska, czas trwania podróży służbowej i jej miejsce. Oprócz tego niezbędne jest także określenie celu podróży służbowej, a także podanie informacji o środkach transportu, jakimi będzie się poruszał pracownik. Na formularzu polecenia wyjazdu służbowego powinna się również znajdować kwota zaliczki, która została udzielona pracownikowi. Natomiast druga część dokumentacji, czyli potwierdzenie pobytu służbowego, powinna zostać złożona przez pracownika.
Zwrot kosztów dla pracownika
Wystawienie przez pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego wiąże się z koniecznością zwrotu poniesionych kosztów dla pracownika. Pracownikowi podczas podróży służbowej należy się przede wszystkim dieta, czyli kwota, która ma pokryć zwiększone wydatki na żywność podczas delegacji. Wysokość diety zależna jest od faktu, czy podróż służbowa realizowana jest na terenie kraju, czy też poza jego granicami. Aktualna stawka diety dla pracownika w podróży służbowej na terenie kraju wynosi trzydzieści złotych za dzień. Natomiast w przypadku podróży zagranicznej stawka zależna jest od docelowego kraju podróży i może być zróżnicowana. Oprócz tego pracownikowi należy się zwrot kosztów za przejazdy, niezależnie od rodzaju środka transportu, którym się porusza. Wybór środka transportu należy do pracodawcy, jednak na prośbę pracownika możliwe jest skorzystanie z jego prywatnego pojazdu. W takiej sytuacji pracownik również ma możliwość ubiegania się o zwrot kosztów przejazdu.
